Les organismes éligibles au financement de Grands Défis Sénégal regroupent les membres institutionnels du Réseau de l’Institut Pasteur, les entreprises sociales et les autres organisations légalement reconnues (telles que les organisations non gouvernementales, les sociétés à but non lucratif, à but lucratif et à responsabilité limitée, ainsi que les instituts de recherche/universitaires, ou toute autre entité légale dûment enregistrée), qui sont :
- légalement constituées au Sénégal
- en activité (statut) et sont en règle avec leurs autorités d’enregistrement respectives
- capables de gérer les subventions
- capables de mener à bien des activités dans leur domaine de compétence.
Les catégories suivantes sont exclues du financement par Grand Défis Sénégal :
- les particuliers
- les entreprises individuelles
- les fiducies et les sociétés de personnes non constituées en personne morale
- les organisations gouvernementales
- les Bureaux extérieurs des Nations unies
Politiques financières
Grand Défis Sénégal s’engage à couvrir les frais directs liés à la mise en œuvre de la proposition.
- Salaires du personnel : les salaires des personnes directement impliquées dans le projet, telles que les chefs de projet, les chercheurs ou les agents de terrain.
- Honoraires des sous-traitants : les honoraires des sous-traitants ne doivent pas dépasser 25 % de la subvention de Grands Défis Sénégal. Les sous-traitants représentent des personnes ou des groupes externes engagés par un innovateur pour fournir des biens et/ou des services dans le cadre du projet. Les paiements sont effectués sur la base d’un contrat de sous-traitance. L’innovateur et le sous-traitant doivent entretenir une relation sans lien de dépendance afin d’éviter tout conflit d’intérêts réel ou apparent.
- Frais de transport : les coûts associés aux déplacements liés au projet, y compris les frais de visa, les billets d’avion, l’hébergement, les repas et le transport du personnel ou des participants au projet
- Biens et équipements : coûts réels et raisonnables liés à l’achat, la location, l’entretien, le transport et l’installation de biens, d’actifs et d’équipements directement liés au projet, à condition que ces coûts ne dépassent pas la juste valeur marchande et qu’ils constituent des frais admissibles.
- Frais de publication et de distribution : les frais liés à la production et à la distribution de matériel, de rapports ou de publications relatifs au projet.
- Dépenses liées à la collecte et à l’analyse des données : frais liés à la collecte, au traitement et à l’analyse des données nécessaires au projet, y compris les logiciels et le stockage des données.
- Frais d’assurance : Les coûts liés à la souscription d’une assurance spécifique au projet, telle que l’assurance responsabilité civile pour les événements ou les activités associés au projet.
- Coûts juridiques et de mise en conformité : Les coûts liés aux exigences légales et réglementaires spécifiques au projet, telles que les permis ou les licences.
- Équipement : un « équipement » est défini comme un bien dont la durée de vie utile est supérieure à un an et dont le coût unitaire excède 1 000 dollars. Le prix à payer pour cette dépense doit être raisonnable par rapport aux autres options disponibles sur le marché. Les coûts peuvent inclure le prix d’achat de base, les frais de transport et l’installation de l’équipement.
- Dépenses liées à la communication et à la sensibilisation : les frais de communication visant à promouvoir le projet, notamment la création d’un site web, la publicité ou les relations publiques.
- Formation et développement des compétences : coûts associés à la formation du personnel du projet ou des bénéficiaires afin d’améliorer leurs compétences et leurs capacités pour les tâches liées au projet.
- Frais d’évaluation et de contrôle : Les dépenses liées à l’évaluation et au suivi des progrès et de l’impact du projet, notamment la collecte de données et les services d’évaluation.
- Frais d’administration : les frais d’administration réels et raisonnables directement liés à la mise en œuvre du projet et qui sont couverts. Il s’agit notamment de :
- Dépenses relatives aux télécommunications (Internet, fax, téléphone portable), frais de courrier et de messagerie ;
- Frais de traduction, de traitement de texte, d’impression et de production liés à l’établissement des rapports sur le projet et à la production de matériel de lecture ;
- Frais associés aux réunions, ateliers et conférences (notamment les frais pour les repas et le déplacement des participants) ;
- Frais liés aux locaux à usage de bureaux et aux services publics associés, nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
- les approbations éthiques et les frais liés aux comités d’évaluation ; et
- Toutes autres dépenses de nature administrative en rapport direct avec les activités du projet.
- Sous-contrat de subvention
Le choix des sous-contractants pour l’assistance au projet relève de votre seule autorité.
Un sous-bénéficiaire désigne une organisation ou une entité bénéficiant d’un sous-contrat de subvention de la part du bénéficiaire principal (souvent une organisation plus importante). Il se charge de mener à bien des activités ou des tâches spécifiques décrites dans le sous-contrat de subvention, un sous-ensemble de la subvention principale. En général, ils sont choisis pour contribuer à la mise en œuvre ou à la réalisation d’objectifs spécifiques dans le cadre d’un projet ou d’un programme plus vaste. Ils travaillent sous la supervision et l’orientation du bénéficiaire principal et sont tenus de s’acquitter des responsabilités qui leur sont attribuées dans le cadre du projet.
Les frais des sous-bénéficiaires sont couverts si toutefois les conditions suivantes sont remplies :
- Ils doivent être des personnes morales, habilitées à conclure des accords juridiques ;
- Les sous-bénéficiaires sont soumis aux mêmes exigences et politiques que l’innovateur en matière de frais couverts ; et
- Ils tiennent un registre détaillé de leurs dépenses dans un grand livre.
Coûts indirects déductibles
Les innovateurs bénéficient de coûts indirects, dont le seuil est fixé à 10 % de l’ensemble des coûts directs.
Les coûts indirects correspondent aux dépenses supportées par une organisation qui ne peuvent pas être directement attribuées à un projet ou à un programme spécifique, mais qui sont néanmoins nécessaires au fonctionnement général de l’organisation. Voici quelques exemples de coûts indirects :
- Coûts liés aux installations : les frais d’installations correspondent à l’entretien et à l’exploitation de l’espace physique dans lequel une organisation mène ses activités. Ces coûts sont généralement considérés comme indirects, car ils profitent à l’organisation dans son ensemble et ne sont pas spécifiques à un projet. Quelques exemples de coûts liés aux installations :
- Paiements de loyers : coût de la location de bureaux ou d’installations, utilisés par l’organisation à diverses fins, notamment pour le travail administratif et le logement du personnel.
- Services publics : frais d’électricité, d’eau, de gaz et autres services publics nécessaires au fonctionnement des installations de l’organisation.
- Entretien des bâtiments : coûts de l’entretien et des réparations courantes des bâtiments de l’organisation, notamment la plomberie, les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, et les réparations structurelles.
- Sécurité : les dépenses liées aux mesures de sécurité prises destinées à assurer la protection des installations et des biens de l’organisation, telles que les systèmes d’alarme, le personnel de sécurité ou les caméras de surveillance.
- Services de nettoyage : frais pour les services de conciergerie et les produits de nettoyage nécessaires au maintien d’un environnement de travail propre et sûr.
- Assurance immobilière : les primes d’assurance pour la couverture liée aux dommages ou à la perte de biens et d’installations de l’organisation.
- Audits internes ou externes de l’organisation ;
- Logistique et transport
- Fournitures et équipements de bureau pour le(s) bureau(x) de l’Organisation (non spécifiques au projet) ;
- Frais d’adhésion ;
- Augmentations salariales fondées sur le mérite ;
- Congé de maternité/paternité ;
- Indemnité de licenciement ;
- Les primes, rémunérations ou honoraires intégrant des bénéfices ;
- Frais de recrutement ;
- Salaires et avantages sociaux liés à l’administration de l’organisation ;
- Activités de planification stratégique ;
- Activités de développement commercial
- Système informatique administratif (par exemple, système financier ou de ressources humaines) (non spécifique au projet) ;
- Postes de travail du personnel indirect, notamment les ordinateurs ;
- Vaccinations et médicaments ;
- Frais liés à l’obtention de passeports ;
- Toutes autres dépenses indirectes/frais généraux liés au bureau de l’organisation
- Ne sont PAS couverts dans le cadre du financement :
Les frais non couverts désignent les dépenses non conformes aux objectifs de la subvention, considérées comme non admissibles par le bailleur de fonds ou contraires aux règles spécifiques régissant l’utilisation des fonds de la subvention.
Une liste non exhaustive des frais non couverts est présentée ci-dessous :
- Frais de divertissement : tels que les billets pour des spectacles, des concerts, des événements sportifs ou des rencontres sociales, font partie des frais non pris en charge, car ils ne contribuent pas directement à la réalisation des objectifs du projet.
- Alcool et tabac : les dépenses liées aux boissons alcoolisées, aux produits tabagiques ou aux activités connexes sont exclues pour des raisons de santé et d’éthique.
- Contributions politiques : cette subvention ne prend pas en charge les contributions politiques, les dons de campagne ou les activités de lobbying, car ils sortent du cadre de l’utilisation prévue de la subvention.
- Créances irrécouvrables : les coûts liés aux créances ou aux prêts que l’organisation ne peut pas récupérer et qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement.
- Dépenses personnelles : toute dépense de nature personnelle et non liée de manière directe aux objectifs du projet, telle que les vêtements personnels, les soins de toilette ou les voyages personnels sans rapport avec les activités du projet.
- Pénalités et amendes : les frais encourus à la suite d’une violation de la loi ou d’une sanction ne peuvent pas être pris en compte.
- Intérêts et charges financières : Les paiements d’intérêts, les frais de retard ou les frais financiers liés à des prêts ou à des crédits ne sont pas pris en charge.
- Génération de profits ou de revenus : les fonds de la subvention ne sont pas destinés à générer des profits ou des revenus pour l’organisation. Par conséquent, les coûts liés à des entreprises commerciales ou à des activités visant à générer des revenus sont exclus.
- Frais non inscrits au budget : toute dépense non comprise dans le budget approuvé dans le cadre du projet ou non liée directement aux objectifs du projet n’est prise en charge.
- Frais généraux dépassant les taux approuvés : si les conditions et les politiques précisent un taux maximum de coûts indirects admissibles, les frais généraux qui dépassent ce taux demeurent admissibles.
Contrôle et audit
Grand Défis Sénégal se réserve le droit de contrôler et d’examiner la manière dont les fonds de la subvention sont utilisés, la performance du projet et le respect du contrat de subvention, ainsi que d’examiner les dossiers et documents financiers et autres pertinents.
Conditions de paiement (décaissement)
Les modalités de paiement sont convenues entre le bénéficiaire de la subvention et Grand Défis Sénégal.
Coûts de la demande
Aucun paiement ne peut être versé pour les frais encourus lors de la préparation et de la soumission d’une demande en réponse à l’appel à propositions. Les frais liés à la préparation et à la soumission d’une demande, ainsi que tous les autres frais encourus par le demandeur et liés à l’évaluation de la demande, sont à la charge exclusive de celui-ci.
Politiques et conditions générales
Rapport d’activité
Un rapport semestriel et un rapport final seront soumis à la fin de la période d’exécution du projet. Un rapport d’avancement ou un rapport final sera jugé satisfaisant uniquement s’il rend compte de progrès significatifs par rapport aux objectifs ou aux jalons établis pour la période d’investissement en question. En cas d’absence de progrès significatifs, le rapport devra expliquer les raisons de cette situation et indiquer les ajustements nécessaires pour rétablir la bonne marche du projet.
Subventions et contrats de sous-traitance
La sélection des sous-bénéficiaires et des sous-traitants qui participeront au projet et leur respect du présent accord relèvent de votre compétence exclusive.
Responsabilité envers autrui
Vous êtes responsable des actions et des inactions des personnes ou entités qui vous sont associées, y compris les administrateurs, les directeurs, les responsables, les employés, les sous-traitants, les travailleurs occasionnels, les agents et les affiliés qui participent au projet. Il vous incombe de vous assurer qu’ils respectent les conditions énoncées dans le présent document.
Lutte contre la corruption et gestion des risques
Il est strictement interdit d’offrir ou de donner de l’argent, des cadeaux, ou tout autre objet de valeur, que ce soit directement ou indirectement, à qui que ce soit dans le but d’influencer indûment tout acte ou décision lié au projet, y compris en facilitant l’obtention d’un avantage injustifié pour une partie.
Les demandes relatives à des projets prévoyant des travaux dans des lieux non sécurisés doivent détailler la politique de gestion des risques en matière de sûreté et de sécurité concernant les personnes et les biens. En cas de sélection pour un financement, les innovateurs se doivent, lors des négociations, d’expliquer les dispositions prévues afin d’éviter la corruption et le détournement des fonds de l’objectif visé.
Par exemple, au cours des négociations, les innovateurs seront invités à fournir une description des politiques et des procédures de leur organisation concernant la gestion des conflits d’intérêts et des irrégularités financières, notamment, sans toutefois s’y limiter.
Ces procédures devront être appropriées et inclure :
- l’obligation pour l’organisation et ses représentants de signaler tout intérêt personnel ou financier relatif à toute question concernant les activités financées et à exclure cette personne concernée ;
- l’identification des mesures à prendre en vue de procéder à une enquête sur une irrégularité ; et
- un plan d’action opportun et approprié visant à recouvrer les fonds en cas de fraude avérée.
Au cours des négociations, les innovateurs sont également tenus d’inclure une description des politiques et des procédures de leur organisation visant à mettre en place de manière adéquate des contrôles internes pour prévenir les pots-de-vin, la corruption, la fraude et d’autres formes d’utilisation abusive des fonds.
Engagement en faveur de la durabilité environnementale, de l’égalité des sexes et des droits de l’homme
Grand Défis Canada s’engage à promouvoir les principes de durabilité environnementale, d’égalité des sexes et d’approche fondée sur les droits de l’homme comme suit :
Durabilité environnementale : Grands Défis Sénégal exigent que les candidats s’engagent à veiller à ce que l’innovation n’ait pas d’effets négatifs importants sur l’environnement, notamment, sans toutefois s’y limiter, des effets à long terme et cumulatifs. Dans la mesure du possible, les demandeurs devront également chercher à intégrer les impacts positifs sur l’environnement dans l’ensemble du projet.
Égalité des sexes : Grands Défis Sénégal s’engage à promouvoir les principes d’égalité des sexes dans le projet d’innovations financées et dans l’ensemble de l’organisation en : 1) favorisant la participation égale des femmes, des filles, des garçons et des hommes en tant que décideurs dans l’élaboration du développement durable de leurs sociétés ; (2) œuvrant en faveur de la réalisation des droits de l’homme de tous les genres ; et (3) réduisant les inégalités entre les genres dans l’accès aux ressources et dans le contrôle des bénéfices du développement. Il est reconnu que la promotion de l’égalité des sexes est un objectif important en soi, et que l’adoption d’une approche axée sur l’égalité des sexes dans la passation de marchés et la gestion des innovations en matière de développement contribuera à l’obtention d’un impact durable.
Approche fondée sur les droits de l’homme : Grands Défis Sénégal s’engage à promouvoir une approche fondée sur les droits de l’homme. Il s’agit notamment de reconnaître les inégalités et la marginalisation comme étant une violation des droits de l’homme. Il est question en particulier de la promotion des principes de participation, d’inclusion, d’équité, de transparence et de responsabilité dans le projet d’un candidat.
Respect des lois et règlements
Le bénéficiaire est tenu de respecter toutes les lois, réglementations et normes éthiques sénégalaises pertinentes lors de l’exécution du projet.
Dans le cas où le bénéficiaire serait un innovateur d’un institut du réseau Pasteur, il est tenu d’adhérer à toutes les lois et réglementations en vigueur dans le pays de mise en œuvre de son projet.
Droits de propriété intellectuelle
Les conditions relatives à la propriété et à la gestion de la propriété intellectuelle, notamment les brevets, les droits d’auteur et les inventions développées au cours du projet, doivent être précisées.
Droits de Grands Défis Sénégal
La soumission d’une demande n’établit pas de relation contractuelle entre le candidat et Grands Défis Sénégal.
En outre, tous les candidats reconnaissent que cette situation est sujette à des changements et que toutes les conditions peuvent être modifiées. En particulier, Grand Défis Sénégal se réserve le droit, à titre discrétionnaire et sans préavis, de
- Annuler le présent appel à propositions à tout moment et pour quelques raisons que ce soit.
- Modifier et émettre à nouveau l’appel à propositions à tout moment, et ce, pour quelques raisons que ce soit. Le présent appel à propositions entre en vigueur le 8 octobre 2023 et remplace tout appel à propositions antérieur de cette nature. Les conditions du présent appel à propositions s’appliquent à toutes les demandes soumises à partir du 8 octobre 2023 et pourront être remplacées par un appel à propositions révisé à l’avenir.
- Accepter ou rejeter toute demande non conforme en raison du non-respect des critères d’éligibilité, du non-respect des instructions relatives à la demande et/ou du non-respect des instructions relatives aux coûts admissibles.
- Rejeter toute candidature, à n’importe quelle étape, en cas de plagiat sous toutes ses formes.
- Accepter ou rejeter tout ou partie des candidatures, quelle que soit la note attribuée à une candidature, sur la base des critères d’évaluation, avec ou sans explication.
- Sélectionner un nombre inférieur de candidatures par rapport à ce qui était initialement prévu.
- Accepter des demandes et accorder des subventions dont les montants, les durées et/ou les conditions diffèrent de ceux mentionnés ci-dessus.
- Vérifier toutes les informations fournies par les candidats en effectuant des recherches indépendantes ou en contactant des tiers jugés fiables par Grands Défis Sénégal et utiliser ces informations pour éclairer la décision de financement de Grands Défis Sénégal.
- Modifier à tout moment les critères d’éligibilité et d’évaluation, notamment sans toutefois s’y limiter, les critères évalués lors de la phase de sélection.
- Ne pas émettre de critiques ou de commentaires sur les raisons de la sélection ou de la non-sélection d’une candidature.
- Structurer les subventions de manière à créer des synergies avec d’éventuels partenaires de financement, notamment des investisseurs du secteur privé.
[1] Les éléments suivants doivent s’appliquer à l’entité sous sa dénomination actuelle.
[2] La signification de l'expression « légalement constitué » varie d’une juridiction à l'autre. Il incombe à chaque demandeur de comprendre comment cela s’applique à sa propre juridiction. En règle générale, l'expression « légalement constituée » signifie que l’entité est constituée en tant que personne morale propre (ayant une identité juridique séparée et distincte), qu’elle peut conclure des contrats contraignants, qu’elle peut posséder des biens en son nom propre, qu’elle peut intenter des actions en justice et être poursuivie, etc. Par exemple :
- L’enregistrement local d’une organisation internationale à but non lucratif ne répondrait pas à ce critère d’éligibilité dans la plupart des juridictions.
- Les fiducies ou les sociétés de personnes non constituées en sociétés, ou toute structure commerciale qui fait peser la responsabilité sur un ou plusieurs individus, ne remplissent pas ce critère d’éligibilité. Toutefois, une fiducie ou une société de personnes constituée en société (parfois une société à responsabilité limitée dans certaines juridictions) serait éligible.
[3] Le cas échéant, les documents requis (tels que les rapports réguliers ou les documents fiscaux) liés à la constitution ou à l'enregistrement de l'institution sont à jour. L’organisme d’enregistrement en question doit faire partie des juridictions pertinentes, l’autorité dirigeante correspondant à son type d’entité selon les lois du pays.